Controle de Obrigações
Com toda a tecnologia que temos hoje, a MasterDoc desenvolveu um sistema para resolver todos os problemas de controle de obrigações contábeis, incluindo o armazenamento em nuvem e a gestão eletrônica de documentos.
Mas antes de falar do MasterDoc…..
Como você faz o controle de obrigações do seu escritório contábil?
A maior parte das contabilidades realiza o controle de obrigações com o auxílio de planilhas eletrônicas, com o famoso Excel. Elas são armazenadas em pastas no servidor ou em ferramentas de compartilhamento, permitindo que os colaboradores de cada departamento atualizem as informações de controle.
Quem nunca utilizou o Excel que atire a primeira pedra! É claro que o Excel facilita muito algumas tarefas do nosso dia a dia, mas a complexidade das obrigações contábeis e o alto custo das multas torna necessário o uso de uma ferramenta mais completa.
Mas, qual o problema de fazer o controle de obrigações com planilhas?
- não te notifica quando algo deixa de ser cumprido;
- a baixa das obrigações é manual;
- a alimentação da planilha é constante, demandando tempo dos colaboradores e está sujeita a erros no preenchimento;
Talvez você já utilize alguma ferramenta que te ajuda no controle, mas será que otimiza todo o processo? O MasterDoc supre todas as etapas, e se você não está acreditando, é só continuar lendo…
Como o cliente MasterDoc faz o controle de obrigações?
Após o colaborador gerar um documento em seu sistema contábil, o MasterDoc irá identificar a qual obrigação e cliente o documento se refere, podendo encaminhar via e-mail ao cliente ou armazená-lo em nuvem. O sistema também, automaticamente, dará a baixa na obrigação.
Para melhorar, os líderes de departamento tem a opção de receber diariamente um relatório com o status das obrigações, fornecendo assim um controle mais ágil.
Perguntas frequentes sobre o Controle de Obrigações
Como funciona o Controle de obrigações?
A obrigação no MasterDoc passa por 3 ciclos:
- Prazo de entrega: Prazo interno, número de dias anteriores ao vencimento para cumprimento desta obrigação.
- Prazo de vencimento: Vencimento propriamente dito da obrigação, o vencimento é controlado para o cliente também.
- Recebimento pelo cliente: As obrigações que geram entrega para o cliente, o sistema passa a controlar o recebimento, caso o cliente não visualize até o vencimento, o sistema alerta os responsáveis na contabilidade, assim como o cliente.
Como os usuários gerenciam a entrega das obrigações?
O Masterdoc trabalha em caracter de exceção, ou seja, notificando caso algo esteja deixando de ser cumprido, de maneira preventiva.
Na tela inicial do sistema há um calendário indicando os ciclos de cada obrigação, representados visualmente pelas cores do semáforo, sendo:
Verde – estágio normal
Amarelo – estágio limite
Vermelho – estágio crítico.
