Perguntas Frequentes
O que é o MasterDoc?
O MasterDoc é um sistema de controle e gerenciamento das obrigações e documentos contábeis.
Para que serve o MasterDoc?
O MasterDoc foi desenvolvido para gerenciar e otimizar as rotinas contábeis, reduzindo falhas humanas e atrasos.
O que, de fato, o MasterDoc faz?
O MasterDoc tem três principais funcionalidades: (i) controle de obrigações; (ii) armazenamento em nuvem e; (iii) gerenciamento eletrônico de documentos (GED);
Como funciona o Controle de obrigações?
A obrigação no MasterDoc passa por 3 ciclos:
- Prazo de entrega: Prazo interno, número de dias anteriores ao vencimento para cumprimento desta obrigação.
- Prazo de vencimento: Vencimento propriamente dito da obrigação, o vencimento é controlado para o cliente também.
- Recebimento pelo cliente: As obrigações que geram entrega para o cliente, o sistema passa a controlar o recebimento, caso o cliente não visualize até o vencimento, o sistema alerta os responsáveis na contabilidade, assim como o cliente.
Como os usuários gerenciam a entrega das obrigações?
O Masterdoc trabalha em caracter de exceção, ou seja, notificando caso algo esteja deixando de ser cumprido, de maneira preventiva.
Na tela inicial do sistema há um calendário indicando os ciclos de cada obrigação, representados visualmente pelas cores do semáforo, sendo:
Verde – estágio normal
Amarelo – estágio limite
Vermelho – estágio crítico.
Se a notificação acontece apenas quando a obrigação não é cumprida, como os atrasos são evitados?
Para os três ciclos da obrigação (prazo de entrega, prazo de vencimento e recebimento pelo cliente) o sistema irá notificar a contabilidade, caso algo deixe de ser cumprido. O prazo de entrega é definido como uma margem de segurança, para que o problema seja evitado e ainda haja tempo de reação, evitando atrasos.
Por exemplo, para o certificado digital é interessante que o prazo de entrega seja maior que 20 a 30 dias, pois é o tempo necessário para a renovação do certificado.
Quem irá controlar as obrigações?
Cada funcionário poderá ter uma conta de usuário no MasterDoc onde serão apresentadas apenas as obrigações de sua responsabilidade. Já o gestor poderá ter uma conta com todas as obrigações a serem realizadas pela contabilidade.
O que é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)?
O GED é um conjunto de tecnologias que permite à contabilidade gerenciar seus documentos em forma digital. Ele associa diversas informações a cada arquivo, como a data em que o arquivo foi gerado, qual é o tipo de arquivo, a qual empresa se refere, dentre outras. Assim, o GED permite que sejam criados fluxos (processos) para cada documento.
Por que o GED é importante?
O GED possibilita o envio de documentos, o protocolo e a baixa de obrigação, todos de forma automática e sem intervenção manual.
Como é feito o envio automático de documentos?
O GED associa o arquivo com o prazo de entrega e com o destinatário. Assim, os funcionários da contabilidade não precisarão mais anexar os documentos a um email e encaminhar aos seus clientes. Com o MasterDoc esse processo será automático.
Como funciona o protocolo automático?
Cada vez que o seu cliente visualizar um documento, ou seja, ao clicar no link disponibilizado por email, será registrado esse acesso. Portanto, para cada documento será registrado quem e quando visualizou o documento.
Como é efetuada a baixa automática?
Para os arquivos que são destinados aos clientes, a baixa ocorre quando o cliente visualiza o arquivo. Já para os documentos que são destinados ao fisco, a baixa ocorre quando são armazenados em nuvem.
Como o meu cliente terá acesso aos documentos?
O cliente da contabilidade receberá um email com link de acesso aos documentos, sempre que um arquivo do tipo pagamento ou cadastral for protocolado. Diferente de outros sistemas, no MasterDoc o seu cliente não precisará de login e senha para acessar o arquivo.
Como funciona o recálculo automático?
Ao protocolar um arquivo do tipo pagamento, é possível selecionar a opção Recálculo Automático. Assim, caso seu cliente não pague a guia antes do vencimento, ele não precisará entrar em contato com a contabilidade e solicitar um novo boleto. O sistema irá disponibilizar a guia com nova data de vencimento e com os valores atualizados no mesmo link. O cliente precisará apenas localizar o email em sua caixa de entrada.
Preciso instalar o MasterDoc no meu computador?
Não. O MasterDoc possui uma versão em nuvem na qual é possível realizar todos os processos online.
